Projet de réaménagement des bureaux, par quoi commencer?

Votre environnement de travail n’est plus en adéquation avec vos modes de travail et vos ambitions. Les interventions ponctuelles et partielles ne suffisent plus, il est temps de faire une véritable « mise à jour ». Mais qu'est-ce que cela implique exactement, comment s’organiser pour gérer ce type de projet ? Voici quelques éléments de réponse.

Définir de (vrais) objectifs.

Le besoin de réaménager découle souvent d'un problème précis que l'on cherche à résoudre. Notre premier réflexe serait d'apporter une solution pragmatique immédiate :

• Je dois intégrer des postes supplémentaires donc je serre les bureaux afin d'en placer davantage.

• J'adopte le flex office donc j'installe des casiers individuels.

• Mes bureaux sont peu attractifs donc je redécore au goût du jour.

Cependant cette première réponse peut être incomplète au regard des enjeux. Prenons ces mêmes exemples :

• Si vous intégrez plus de collaborateurs, non seulement le nombre de bureaux doit augmenter mais le nombre de salles de réunion doit s'adapter en parallèle, de même que la capacité d'accueil des espaces de convivialité, et même peut-être le nombre de sanitaires (code du travail : 1 WC pour 10 postes) si vous ne souhaitez pas dégrader les conditions de travail.

• Si vous choisissez de passer en desk sharing uniquement dans l'optique de réduire vos surfaces, alors vous n'en ferez pas un vecteur d'attractivité et d'intelligence collective.

• Si vous redécorez les intérieurs en suivant les tendances actuelles sans travailler votre image de marque, l'expérience candidat ou collaborateur sera moins singulière et personnalisée.

Il est donc important d'identifier les objectifs sous-jacents au problème ainsi que les opportunités qui entourent votre projet afin de lui redonner une nouvelle perspective.

Quantifier et qualifier les ressources à allouer.

Si vous avez déjà eu l'occasion de mener un réaménagement de bureau, vous savez que le temps à consacrer n'est pas négligeable puisqu'il représente entre 1,5 et 4j par semaine pour l'équipe interne chargée du sujet, selon le niveau de complexité de celui-ci et sa durée.

Plusieurs domaines d'expertise sont requis :

• La gestion de projet pour coordonner les différents acteurs, garantir le respect du planning et le non-dépassement du budget.

• Le space planning pour établir les plans.

• L'architecture et le design.

• Le faisabilité technique et le pilotage des travaux.

• La conduite du changement, que l'on évoquera plus loin.

Si vous n'avez pas d'équipe interne dédiée ou si cette dernière n'est pas suffisamment disponible, vous pouvez confier partiellement ou entièrement votre projet à un spécialiste de l'aménagement d'espace. Le bénéfice n'est pas seulement un apport de compétences mais également une prise de recul par rapport à vos enjeux afin de les challenger et de trouver des solutions moins convenues.

Un budget doit être défini pour éviter d'avancer en vain ou d'aboutir à des effets déceptifs. Il n'a pas besoin d'être précis en début de projet mais il est conseillé de clarifier les marges de manœuvre..

Embarquer les collaborateurs dans le projet d'aménagement.

Lors d’un projet de réaménagement, le reflexe de comparaison entre l’avant et l’après est plus évident que lors d'un projet de déménagement car les collaborateurs sont familiers des lieux dans lesquels ils évoluent quotidiennement. Leur contribution est précieuse pour enrichir et ajuster le projet, la co-construction suscite l'adhésion et facilite l'appropriation des nouveaux espaces.

Bien embarquer ne veut pas dire embarquer tout le monde dans l'ensemble des décisions, autrement vous vous exposez à de fortes divergences d'opinion et le projet risque de finir en fade compromis. Le degré d'implication des équipes peut être un choix de la Direction ou le résultat d'un questionnaire sur les attentes des salariés. Plus les attentes sont importantes et nombreuses, plus le travail de co-construction sera nécessaire et le plan d'action conséquent; si les attentes sont plutôt basiques et simples à satisfaire, alors visez quelques actions "coup de poing" qui constitueront des échelons dans l'avancement de votre projet.

Ce questionnaire fera peut-être émerger des "ambassadeurs", ces collaborateurs qui ont une appétence naturelle pour l'aménagement d'espace, qui sont prêts à s'investir davantage que leurs collègues et à qui vous pourriez confier un rôle ou des missions spécifiques. Le CSE est également votre partenaire dans la révision des locaux, leur avis peut freiner ou accélérer le déroulé du projet, il est donc préférable de l'embarquer le plus rapidement possible.

Dans le plans d'action, alterner les sollicitations individuelles (votes, boite aux lettres pour les suggestions…) et collectives (plénières d'information, ateliers...) permet de toucher davantage de collaborateurs car chacun pourra choisir le format dans lequel il se sent à l'aise.

Cette conduite du changement peut être prise en charge par des équipes RH, Environnement de travail et/ou Communication, accompagnées d'un acteur externe pour formaliser le plan d'action, animer les ateliers de co-création, répondre aux questions entrantes liées aux choix d'aménagement… Les supports visuels peuvent devenir un puissant outil de communication et d'adhésion. En utilisant des photos/vidéos du site d’aujourd’hui et en les confrontant à des images 3D/visites virtuelles du site de demain, les bénéfices du réaménagement sont mieux révélés.

Un réaménagement est l'occasion de réinterroger les modes de travail et les aspirations des équipes. De nombreux enjeux se rencontrent et il n'est pas simple de les aligner.

Une vision exhaustive des problématiques, des objectifs réalistes, un bon dimensionnement des ressources et un plan d'action efficace d'accompagnement des collaborateurs font partie des facteurs de succès.

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