Comment réussir le déploiement du flex office dans vos bureaux?



La disparition du poste nominatif est avant tout synonyme de nomadisme interne. La notion de territoire individuel laisse place celle de quartiers.

A l’échelle du collaborateur, l’abandon du bureau attitré est contrebalancé par une liberté de choisir son environnement. Tout comme il choisit son lieu de télétravail, le desk sharing lui offre la possibilité de trouver parmi des espaces aux fonctions et ambiances différentes celui qui correspond à son activité, à sa personnalité ou à son humeur.

A l’échelle de l’entreprise, si le flex office est correctement adopté, il favorise la coopération inter-équipes et encourage l’intelligence collective.


Le taux de flex office.


Il s’agit du rapport entre le nombre de postes de travail et le nombre de collaborateurs. Par exemple, un taux de 80% ou 0.8 signifie que le nombre de postes équivaut à 80% des effectifs, soit 1 collaborateur = 0,8 poste de travail. Ce taux doit être discuté avec le CSE et ne doit pas dépendre uniquement du nombre de jours télétravaillés par semaine, mais également d’autres éléments comme les modes de travail, la projection business, ou encore l’évolution des besoins métier.

En cas d’une optimisation immobilière, la diminution de la surface nécessaire n’est pas forcément proportionnelle au taux de flex office, des paramètres tels que l’efficience du bâtiment, le niveau de confort, de densité des espaces et leur mode d’occupation rentrent en compte.


Une expérience collaborateur à soigner.


Avec le développement du travail distanciel, le rôle du bureau évolue vers plus de collaboration et plus de convivialité. Les espaces dans lesquels les équipes interagissent et se rassemblent sont à privilégier car ils deviennent des destinations et des points de repère pour des travailleurs nomades.

La marque employeur s’exprime davantage dans le design afin que le salarié, moins souvent présent, soit immergé dans un univers incarné, reflet de la vision et des valeurs de l’entreprise.

La fin du bureau nominatif impose que chaque occupant range son plan de travail en partant et laisse peu de place à la personnalisation du poste. Néanmoins, la possibilité de customiser son environnement de travail peut être préservée en invitant les collaborateurs à investir des territoires d’équipes ou des parties communes.

Les technologies sont


Quelques pièges à éviter.


  • Vos bureaux peuvent parfois être amenés à accueillir plus d’occupants qu'habituellement. Ces pics de présence ne doivent pas être sous-estimés malgré leur caractère exceptionnel, certains types d’aménagements permettent d’absorber ce surplus d’effectif momentané.

  • Si la plupart des salariés n'ont jamais testé ce mode de travail, opter directement pour un taux < 0,5 risque de perturber fortement l'organisation, un retour en arrière pourrait être inévitable.

  • Ne pas inclure les directeurs et managers dans le desk sharing peut poser un problème d’équité et d'exemplarité, il est préférable d'étudier les conditions d'un flex office généralisé.


Des outils de représentation efficaces.


Lors d’un projet de réaménagement, le reflexe de comparaison entre l’avant et l’après est plus plus évident que lors d'un projet de déménagement car les collaborateurs sont familiers des lieux. Dans ce cadre, les visuels peuvent devenir un puissant outil de communication et d'adhésion. En utilisant des photos/vidéos du site d’aujourd’hui et en les confrontant à des images 3D/visites virtuelles du site de demain, les bénéfices de la transformation sont mieux révélés.



Le mise en place en flex office peut être source d’inquiétude pour les salariés, un accompagnement au changement peut s’avérer nécessaire pour désamorcer les résistances. Si le projet concerne plusieurs équipes aux fonctionnements très différents, toutes n’auront pas vocation à adopter le même taux de flex office.

Un projet pilote peut être lancé auprès d’une équipe ayant une appétence pour ce type de modèle. Une phase de test & learn précèderait alors le déploiement général.


Je déploie le flex office.



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